Angebote prüfen

Angebote prüfen

Im Zuge der Auswahl eurer Dienstleister ist es empfehlenswert, euch möglichst viele Gedanken, mittels eines strukturierten Angebotsvergleiches über das genaue Ausmaß des Angebotes zu machen. Aus Erfahrung wissen wir, dass die Angebote unterschiedlicher Dienstleister oft stark differieren und damit kaum mit einander vergleichbar sind. Um die Angebote zu prüfen und Klarheit vor der Beauftragung zu erlangen, sind gezielte Fragen zum Angebot der potentiellen Dienstleister wichtig. Hier eine kleine Auswahl, der, aus unserer Sicht, interessantesten Fragen, nach Dienstleistern gegliedert, für die Angebotsprüfung. Ihr werdet sehen, es zahlt sich aus, die eine oder andere Frage gezielt zu stellen.

Generelle Fragen, die nie fehlen dürfen:

Preis-Check:

  • Was kostet die angebotene Leistung?
  • Ist der Preis inklusive oder exklusive der 20% Mehrwertsteuer?
  • Auf was genau bezieht sich das Preisangebot (z.B. Pauschalpreis, je Maturant oder Maturantin, je Foto, je Tanzpaar o.ä.)
  • Gibt es eine Mindestauftragssumme, falls einzeln abgerechnet wird?
  • Ist eine Anzahlung nötig und wenn „JA“ in welcher Höhe?
  • Wann ist die Anzahlung spätestens fällig?
  • Wann ist die Restzahlung spätestens fällig (vor oder nach dem Ball)?
  • Stornobedingungen (siehe dazu auch FAQ’s – 3. Vertragstipps)
  • Gibt es Partnerangebote und wenn „JA“, welche?
  • Gibt es Nebenkosten, wie z.B.:
    • Wird die Anreise verrechnet und wenn „JA“ in welcher Höhe?
    • Sind Konsumationswünsche für die Dienstleister zu berücksichtigen?
  • Gibt es einen Ball-Checker Rabatt (siehe dazu auch „Rabatte & Aktionen“)?
Empfohlene Zusatzfragen in Abhängigkeit zur Dienstleistung:

(Bitte entsprechenden Dienstleister einfach aufklappen!)

1. Ball-Location

Welche Maßnahmen zur Generierung von Geldern am Ballabend sind erlaubt?
Mögliche Antworten könnten sein:

  • Getränkestand vor Eingang
  • Getränkestand und/oder Bar im Veranstaltungsbereich
  • Kuchenstand
  • Tombola-Ausgabe
  • Garderobe  
  • …

Leistungs-Check:
Denkt dabei, zum Beispiel, an:

  • Wie hoch ist die Gesamtkapazität? (sind darin die Maturantinnen und Maturanten inkludiert?)
  • Anzahl möglichen Sitzplätze?
    • hievon Sitzplätze / Tische im Hauptraum?
  • Back Stage-Bereich in m2
    • hievon für Gastgeber
    • hievon für Musiker / Künstler /Moderatoren
  • Platz für Fotografie in m2
    • Ist ein 2. Studio möglich, falls erforderlich?
    • Wie groß ist das Studio (Länge, Breite)?
  • Zutritt für Aufbau am Balltag ab?
  • Zutritt für Abbau bis längstens?
  • Ist die Endreinigung inkludiert?
  • Wann ist ein (Haus-)Techniker vor Ort? (während Aufbau und/oder nur gewisse Stunden?)
  • Ist ein Ball Sicherheitsdienst bzw. Security inkludiert oder könnt ihr die frei wählen?
  • Sind die notwendigen Brandschutzbeauftragten inkludiert?
  • Wird Personal für Garderobe gestellt oder könnt ihr die Einnahmen selbst lukrieren?
  • Gibt es Free-WLAN für euch und eventuell auch für eure Gäste?
  • Wird eine permanente Bild-Übertragung in Nebenräume angeboten und ist diese inkludiert?
  • Wird eine Bild- und Ton-Übertragung eurer Highlights in die Nebenräume angeboten und ist diese inkludiert?
  • Gibt es eine Videowand hinter der Bühne damit alle Gäste an den Highlights leicht sehen?
  • Ist die Licht- und Tontechnik inkludiert?
  • Ist die auf jeden Fall empfohlene Veranstalter-Haftpflichtversicherung inkludiert?

Qualitäts-Check:
Hier geht es vor allem um die Erreichbarkeit, damit eure Gäste einen unbeschwerten Abend genießen können:

  • Anbindung öffentlicher Verkehr, wie z.B. Zug; Bus, Straßenbahn (welche Linien)
  • Anzahl der (eigenen) kostenfreien Parkplätze?
  • Anzahl der (eigenen) gebührenpflichtigen Parkplätze (Parktarif)?
  • Gibt es öffentliche Parkplätze (grüne oder blaue Zone) in der nahen Umgebung?
  • Gibt es einen nahegelegenen Taxi-Standort (Entfernung zum Ein-/Ausgang)?
  • Wird ein Shuttle-Bus zur Stadt angeboten, falls ihr ausserhalb feiert?
  • Wird ein Shuttle-Bus zum Übergangslokal angeboten? – Hinweis: dieser wird auch oft vom Übergangslokal kostenlos angeboten!

Mehrwert-Check:
Sind eventuell Partnerfirmen für folgende Bereiche inkludiert oder bei Bedarf vorhanden? Wenn JA, wer?

  • Ball-Organisation
  • Ton
  • Licht
  • Video
  • Tische / Stühle / Hussen
  • Barelemente
  • Lounge Möbel
  • Luster
  • Leihpflanzen
  • Dekorationen
  • Blumenschmuck
2. Tanzschule

Preis-Check Zusatz:

  • Wie wird der Preis errechnet (z.B. pro Person, Tanzpaar, Art der Polonaise, o.ä.m.)?
  • Gibt es Aufpreise für zusätzliche Probentermine, Mitternachtseinlage oder Quadrille?
  • Gibt es eine Ermäßigung, wenn ihr das Probenlokal stellt?

Qualitäts-Check:

  • Welche Mindest-Erfahrung hat der Tanzlehrer / Choreograf in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle
  • Wird ein fixer Tanzlehrer für Choreografie, Proben und Ball-Abend zugesichert?

Leistungs-Check:

  • Ist ein Probenlokal in ausreichender Größe (m2) vorhanden?
  • Wie viele Proben sind für die klassische und/oder moderne Polonaise einkalkuliert?
  • Wie viele Proben sind für die Mitternachtseinlage einkalkuliert?
  • Wird ein Ball-fit-Tanzkurs und/oder Walzer-Auffrischungsabend für die Ball-Eröffnung für Eltern angeboten
    • wenn Ja, wie viele Termine und wie hoch sind die Kosten? 
3. Fotografie und Video

Preis-Check Zusatz:

  • Wie wird der Preis errechnet (z.B. Pauschal oder pro Person, Tanzpaar, o.ä.m.)
  • Wenn Pauschalpreise, wie viel kostet…:
    • Reportage am Ball-Abend (Polonaise, Eröffnungsrede, Mitternachtseinlage, etc.)
    • Familien-Fotos am Ball-Abend
    • das Motto-Shooting
  • Sind im Angebot alle Fotos am Stick bzw. zum Download inkludiert?
  • Wie viel kostet ein Foto bei Einzelbestellung?
    Hinweis: Diese Variante hält die Kosten für den Ball gering und jede bzw. jeder zahlt (nur) für die Fotos, die sie oder er wirklich möchte!

Qualitäts-Check:

  • Welche Mindest-Erfahrung hat das Fotografen-/Video-Teams in Ball-Aufnahmen in Jahren oder ungefähre Anzahl der Bälle
  • Studio:
    • Wie viele Studios werden aufgebaut?
    • Ab wie vielen Maturantinnen und Maturanten wird auf jeden Fall ein 2. Studio aufgebaut?
    • Wie breit ist der Hintergrund für Tanzpaare und Abendstudio?
    • Wie hoch ist der Platzbedarf für das Familien-Shooting am Ball-Abend in m2?
    • Welche Camerabodies werden verwendet?
  • Tanzpaare:
    • Wie viele Posen und Bilder gemeinsam als Tanzpaar?
    • Wie viele Posen und Bilder als Einzelperson (nur Maturant oder auch externer Partner)?
    • Gibt es Ganz- und Halbkörperaufnahmen?
    • Welche Farben stehen als Hintergrund zur Auswahl?
    • Gibt es eine Spotsetzung?
    • Wie viel Zeit ist für jedes Tanzpaar vorgesehen?
  • Freundefotos:
    • Wie viel Zeit steht für Freundefotos zur Verfügung?
  • Klassenfotos:
    • Wie viele Einstellungen und Bilder je Klasse?
    • Wird der Hintergrund retuschiert?
  • Abendstudio:
    • Wie hoch ist das kalkulierte Zeitbudget pro Familien (Stressfaktor!)
    • Maximale Anzahl an Personen mit vollem Hintergrund?
    • Wer erstellt den Zeitplan (Fotograf oder Klasse)?
  • Polonaise und Mitternachtseinlage:
    • Wie viele Fotografen stehen zur Verfügung?
    • Wie viele Bilder werden mindestens geliefert
  • Wie viel Bilder werden mindestens geliefert?
    • Reportage
    • Polonaise
    • Mitternachtseinlage
  • Mottoshooting:
    • Ist Mottoshooting indoor und outdoor möglich?
    • Wie viele Bilder bekommt ein Maturant?
    • Können die Bilder selbst ausgesucht werden?
    • Können die Bilder auch am Wochenende aufgenommen werden?
    • Gibt es eine Pauschale oder einen Preis je Person?
    • Wird auch ein Druck (z.B.: A0) angeboten?

Leistungs-Check:

  • Anzahl der Tage bis zur Anlieferung aller Ball-Fotos (Gastgeber-Fotos, Tanzpaare-Fotos, Gruppen-/Freundschafts-Fotos, Klassenfotos, Familien-Fotos am Ball-Abend) zur freien Verwendung oder für die Einzelbestellungen?
    Hinweis: Je nach Auswahl gibt es ein Wasserzeichen am Bild!).
  • Anzahl der Fotos, die innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung gestellt werden?
  • Welche Mindest-Auflösung (Pixel) haben die Fotos?
  • Anwesenheit am Balltag für Einzel-, Paar-, Klassen- und Freundschaftsfotos, etc. ab xxx Uhr
  • Bei Video zusätzlich: Wird ein Live-Schnitt und eine Liveübertragung am Ball-Abend angeboten?
4. Ball-Disco

Qualitäts-Check:

  • Von wann bis wann geht die Party (Einlass und Ende)?
  • Mindest-Erfahrung des DJ in Ball-Disco in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle
  • Nachhaltigkeit der Lichttechnik (z.B. LED, o.ä.)

Leistungs-Check:

  • Welche Leistungen sind inkludiert?
    • ist der DJ inkludiert
    • Tonanlage
    • Lichtanlage
    • SMS-Wall
    • Laser-Show
    • Sponsoren-Platzierung auf Videowall möglich
5. Band - Ballmusik

Qualitäts-Check:

  • Von wann bis wann gibt es Tanzmusik (Start und Ende)?
  • vorgesehener Pausenrhythmus?
  • Mindest-Erfahrung der Band bei Ball-Veranstaltungen in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle?
  • Nachhaltigkeit der Lichttechnik (z.B. LED, o.ä.)

Leistungs-Check:

  • Welche Leistungen sind inkludiert?
    • Tonanlage
    • Lichtanlage
    • Anzahl der Musiker:innen
    • Welche Instrumente werden gespielt?
6. Maturaball-Zeitung

Qualitäts-Check:

  • Wie lange vor dem Ball muss die genaue Stück- und Seitenanzahl fixiert werden?
  • Wann müssen spätestens alle Inhalte zur Verfügung gestellt werden?
  • Mindest-Erfahrung in Druck und Gestaltung in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle
  • Nachhaltigkeit der eingesetzten Produkte?

Leistungs-Check:

  • Welche Leistungen sind inkludiert?
    • Gibt es ein Layout-Programm zur Selbstgestaltung?
    • Wird das Layout gemacht?
    • Werden die Drucke zugestellt, zugesandt oder sind sie selbst abzuholen?
7. Pre-Party oder Übergangslokal

Preis-Check Zusatz:

  • Gibt es inkludierte Getränke, wenn „JA“ welche und wie viele?
  • Ist eine Einnahmenteilung möglich und wenn „JA“ in welcher Art?

Qualitäts-Check:

  • Maximal mögliche Besucher (Kapazität)
  • Von wann bis wann geht die Party (Einlass und Ende)?

Leistungs-Check:

  • Welche Leistungen sind inkludiert?
    • Freigetränke
    • Garderobe
    • Endreinigung
    • Security
    • Musik / DJ
  • Ist es eine geschlossene Veranstaltung (nur für dich und deine Gäste)?
8. Sektfrühstück

Preis-Check Zusatz:

  • Gibt es inkludierte Getränke, wenn „JA“ welche und wie viele?
  • Wird eine etwaige Überzahlung (Anzahlung ist höher als Mindestauftragssumme, aber es kamen weniger Gäste als kalkuliert) refundiert?

Qualitäts-Check:

  • Maximal mögliche Besucher (Kapazität)?
  • Von wann bis wann geht das Frühstück (Einlass und Ende)?
  • ist eine bargeldlose Bezahlung des Frühstücks für Gäste möglich?

Leistungs-Check:

  • Welche Leistungen sind inkludiert?
    • Glas Sekt
    • Anzahl der inkl. Heißgetränke
    • Endreinigung
    • geschlossene Veranstaltung (nur für dich und deine Gäste)
    • Security, falls nötig
Hinweis:

Wie auch immer ihr mit diesen Fragen umgehen werdet, wie empfehlen euch auf jeden Fall eure Angebote in einem strukturierten Angebotsvergleich zu prüfen. Diese Art der Angebotsprüfung ermöglicht euch eure Entscheidungen, in weiterer Folge, gut zu untermauern und wird euch viele, in unseren Augen, sinnlose Diskussionen, warum ihr euch für diesen und nicht jenen Dienstleister entschieden habt, ersparen. Der Angebotsvergleich ist auch eine gute Möglichkeit euren Eltern zu zeigen, dass ihr sehr bewusst mit den euch anvertrauten Geldern umgeht.

Tipp:
  • Weißt auch immer gerne bei euren Anfragen darauf hin, dass ihr den Dienstleister auf unserer Seite gefunden habt, denn zum Teil, gibt es dann auch noch einen zusätzlichen Mehrwert oder eine Kostenreduktion (siehe dazu auch „Rabatte & Aktionen“), was sich wieder positiv auf euren Angebotsvergleich auswirkt.
  • Ihr könnt uns auch gerne eure Angebote senden und bekommt von uns Tipps, welche Fragen ihr dazu stellen solltet 😉