FAQ’s & Tipps

FAQ’s & Tipps

Rund um den Maturaball-Organisation treten häufig, viele Fragen auf. Wir haben für euch ein bisschen Lesestoff vorbereitet um schnell Antworten zu bekommen und die Zeit der Ratlosigkeit zu minimieren. Diese FAQ’s & Tipps gehen auf immer wiederkehrende Fehler, die auch schon uns passiert sind, und andere gerne vergessene Stressquellen ein.

0. Das Ball-Komitee
Ins Ball-Komitee sollten jene Schüler*innen gewählt werden, die Freude an der Maturaball-Organisation haben. Sie müssen bereit sein, selbst mitzugestalten und sich hierbei richtig entfalten. Nur wer Freude an dieser Aufgabe hat, wird bereit sein, die nötigen zusätzlichen Meter zu gehen. Schön ist es, wenn es gelingt, dass die Mitglieder des Komitees, sich in ihren Fähigkeiten ergänzen. Nicht alle Talente sind gleichmäßig verteilt, so ist die Durchmischung zwischen „extrovertierten Machern“, aber auch „organisatorischen Bewahrern“ durchaus hilfreich. Das ermöglicht auch die unterschiedlichen Charaktere aller Maturant*innen zumindest ansatzweise schon in den Komitee-Sitzungen zu berücksichtigen. Wir empfehlen auch eine*n Teamsprecher*in zu wählen, denn spätestens am Balltag, muss eine Person die Letztverantwortung tragen. Es sind noch oft kurzfristig Entscheidungen zu treffen, wenn eine gemeinsame Abstimmung zeitlich nicht mehr möglich ist.

Für die Kassiere sind die Finanzen zu verwalten, immer einen Überblick über noch nicht eingelangte und zugesagte Gelder zu haben. Besonders wichtig bei der Maturaball-Organisation ist es, alle Belege, Angebote und Verträge anzuschauen und immer griffbereit zu haben. Leider passiert es immer wieder, dass Angebote aus den Augen verloren und so Sponsor Gelder und/oder Gutscheine nicht abgeholt werden.

Fazit: Aufgaben und Verantwortungen sollen im Ball-Komitee verteilt und die Infos der Maturaball-Organisation regelmäßig an alle Mitschüler:innen weitergegeben werden. Denn was hilft die zugesagte Spende von 1.000,00 €, wenn die Maturaball-Zeitungsmacher*innen, nicht wissen, dass ein Inserat einzuplanen ist. Noch blöder ist es, wenn wegen dem fehlenden Beitrag in der Zeitung, das Geld zurückgezahlt werden muss.

1. WHY – HOW – WHAT sorgt für Motivation

Das Wesentlichste ist zuerst die drei Fragen WHY – HOW – WHAT und zwar genau in dieser Reihenfolge zu beantworten.

WHY? stellt die Sinnfrage: WARUM wollen wir eigentlich den Ball machen?

HOW? – Erst wenn für alle das WIE klar ist, können wir am selben Strang ziehen um das (Ziel-)Bild zu verwirklichen.

WHAT? klärt WAS Jede/Jeder mit den ganz persönlichen Talenten und Fähigkeiten dazu beitragen kann, um das (Ziel-)Bild zu verwirklichen.

Unsere provokante These lautet: „Es geht um die Emotionen und nicht um’ s Geld!“! Denn der innere Antrieb wird von den erfahrbaren Emotionen geleitet. Wenn es anders wäre, würden alle externen, meist Geld basierenden, Motivationsversuche besser funktionieren.

Seit meinem ersten, selbst organisierten Pfarr-Ball (ich war 15 Jahre und es gab nichts zu verdienen ;-)) hat sich das immer mehr bestätigt.

Beantworte dir folgende Frage und entscheide selbst, ob diese These nicht auch für dich ein Fünkchen Wahrheit hat. Du wirst feststellen, dass die Maturaball-Organisation wesentlich einfacher wird:

Was ist dir wichtiger?

a) Das Lesen des überwiesenen Gewinnanteiles in deiner Banking App

oder

b) der Ball selbst, weil beispielhaft…

  • …das Getränk mit deinen Gästen an der Sektbar bestätigt, dass auch du den Weg zur Matura geschafft hast.
  • …weil sich alle für das Familienfoto „herausgeputzt“ haben und du den Stolz in den Augen deiner Eltern sehen kannst.
  • …du plötzlich das Jubeln eurer Gäste vernimmst, während du selbst, mit deinem (Tanz-)Partner*in im Rampenlicht stehst.
  • …es eine coole Sache ist, was der am Anfang „chaotische“ Haufen gemeinsam geschafft hat.
  • …deine Großeltern ganz glücklich sind, wenn sie dein (Motto-)Foto am Beamer und/oder in der Maturaball-Zeitung entdecken.
  • …du endlich wieder (d)ein weißes Prinzessinnenkleid anziehen durftest, ohne gleich heiraten zu müssen 😉
  • …der sonst immer schwänzende Klassenkamerad, Rosen verkauft, und dir dann selbst die letzte Rose überreicht, damit genau du Rosenkönigin wirst.
  • …du deine tänzerischen und/oder schauspielerischen Fähigkeiten voll ausleben konntest und dir die Gäste und Mitschüler anerkennend auf die Schulter klopfen.
  • …du dich überwunden hast, bei der Mitternachtseinlage mitzumachen, obwohl du weder tanzen, noch im Mittelpunkt stehen, magst.
  • …dir nun viele anerkennend auf die Schulter klopfen und dir bestätigen, dass sie dich ob deiner Einsatzbereitschaft bewundern.
  • …dich dein bester Freund, so wunderbar launig, in seinem Beitrag über dich, für die Ball-Zeitung charakterisiert hat. Plötzlich sprechen dich Gäste oder Mitschüler auf dein langjähriges Hobby an, weil sie es in der Maturaball-Zeitung gelesen haben.
  • …deiner Mutter, während deiner lässig hinüberkommenden Begrüßung der Ballgäste, Tränen der Dankbarkeit in die Augen steigen. Sie hat vielleicht in all den Jahren auf vieles verzichtet, um deine Nachhilfe und die Schulveranstaltungen zu finanzieren.
  • …es schon sehr cool ist, dass so viele Besucher den Weg zu euch gefunden haben, weil ihr sie eingeladen habt.
  • …die Lehrer anerkennende Worte finden, und plötzlich amikal mit euch zu „we are the champions“ in der Disco abtanzen.
  • …du schüchtern den Namen des Bekannten auf die Liste möglicher Unterstützer geschrieben hast, und nun dessen Logo (als Haupt-)Sponsor aufleuchtet.
  • …du als „Klassenclown“ es geschafft hast, die Unterstützer-Nennungen zu einem finanziellen Vorteil für euch zu nutzen.
  • …du mitbekommst, dass die Gäste auf genau den Kuchen stehen, für den du stundenlang in der Küche gestanden bist.
  • …die Ballbesucher nur positiv über die Dekoration sprechen, die ihr, passend zum Ball-Motto, nach deiner Idee gestaltet habt.
  • …die Band, euch für die tolle Strukturierung des Balltages lobt und eine harmonische Stimmung in der Luft liegt. Und sich die Pausenbedürfnisse der Band, mit eurem Programm wunderbar ergänzt und damit keine unnötigen Leerläufe entstehen.
  • …weil die Musiker sich so über die Verpflegung gefreut haben, obwohl extern bestellt und/oder im Supermarkt sehr kostengünstig gekauft war. Was dir gerade noch rechtzeitig vorm Sperren der Geschäfte eingefallen ist.
  • …sogar die Direktion nun nur lobende Worte über den Zusammenhalt und euren Weg in der Vorbereitung verliert.
  • …die Freunde deiner Eltern, die, weder Bälle noch Anzug und Krawatte mögen, heute hier sind, um deine Leistung zu würdigen.
  • …ihr euch natürlich auch über den Umsatz freut, weil er ein klares Zeichen für die tolle Maturaball-Organisation ist!
  • u.v.a.m.

2. Stichwort: Volljährigkeit
Verträge die von unter 18-jährigen unterschrieben werden, sind in Österreich nur teilweise gültig. Deshalb solltet ihr für die Maturaball-Organisation unbedingt eure Eltern fragen, ob sie bereit sind, Verträge für euch zu unterschreiben und Verantwortung zu übernehmen. Wir wissen, dass das keine kleine Aufgabe ist, aber wenn ihr als Maturaball-Komitee kompetent auftretet, werdet ihr bestimmt Eltern dafür finden. Denn immer wieder kommt es vor, dass Verträge kurzfristig zurückgezogen oder storniert werden, da eine minderjährige Person unterschrieben hat. Wenn ihr aber im Vorhinein Eltern bzw. Volljährige findet, die euch hier unterstützen, bleiben euch all diese Strapazen erspart.
3. Vertrags-Tipps
Verträge haben rechtliche Konsequenzen, daher ist es essentiell, dass ihr euch intensiv damit beschäftigt. Ihr solltet nur zusagen bzw. unterschreiben, wenn euch klar ist, welche Auswirkungen sich aus der Unterschrift ergeben. (Achtung: Verträge können auch ohne Unterschrift geschlossen werden, was schon einige vor euch teuer erfahren mussten!). Daher empfehlen wir euch, euch für die Verträge viel Zeit zu nehmen.

Die Erfahrung lehrt uns, dass mehrseitige Verträge dazu neigen, intransparent zu werden und zu mehr Pflichten, als Rechten führen. Kombi-Verträge mehrerer Anbieter haben oft den Nachteil, dass die einzelnen Anbieter bei etwaigen Änderungen nicht flexibel bzw. kulant reagieren können. Denn zum (Groß-) Teil müssen Sie auch Rücksicht auf die anderen Vertragsparteien nehmen.

Auf was ihr aus unserer Sicht auf jeden Fall achten solltet:

Klarheit über Preis:

  • Was ist im ausgewiesenen Preis inkludiert? (z.B. genaue Aufzählung der inkludierten Leistungen und bei Personen unbedingt zusätzlich eine Angabe der inkludierten Stunden.)
  • Welche Kostenreduktionen sind vereinbart? (z.B. kann es günstiger sein, das Logo des Anbieters auf Druckwerken anzubringen oder auch wenn ihr Kunden des Anbieters seid, o. ä. m.)
  • Wann ist eine Anzahlung in welcher Höhe fällig?
  • Behält sich der Anbieter etwaige Preisanpassungen vor? (z.B. könnte vereinbart werden, dass etwaige Inflations-Anpassungen bei der tatsächlichen Zahlung zu berücksichtigen sind)

Klarheit über die Storno-Bedingungen (Welche Kosten fallen je nach Grund des Stornos an?)

Wobei folgende 5 Gründe auf jeden Fall abgedeckt sein sollten:

  • „Anbieter kann nicht liefern“
  • „Behördliche Absage der Veranstaltung“
  • „Behördliche Einschränkung“ (z.B.: Begrenzung der max. zulässigen Besucheranzahl):
  • „Verschiebung w/behördlicher Vorgaben“
  • „Rücktritt des Veranstalters“

Klarheit wie mit Nachträgen/Ergänzungen nach bereits unterschriebenen Verträgen umgegangen wird

z.B. könntet ihr vereinbaren, dass diese der Schriftlichkeit und der nochmaligen dokumentierten Kenntnisnahme mittels (gültiger) Unterschriften der vertretungsbefugten Personen bedürfen.

Was in Bezug auf die Unterschriften bewusst sein sollte!

  • Unterschriften der Schüler als Veranstalter:

Die unterzeichnenden Schüler bestätigen mit ihrer Unterschrift, vertretungsbefugt im Namen der Veranstalter zu handeln. Sie nehmen zur Kenntnis, dass bei Leistungserbringung das vereinbarte Entgelt von allen Mitschülerinnen und Mitschüler gemeinsam zu bezahlen ist.

  • Unterschrift(en) volljährige vertretungsbefugte Person(en):

Die unterzeichnenden volljährigen Personen bestätigen, dass ihnen der Inhalt inklusive aller daraus resultierenden Konsequenzen erläutert wurde und bewusst ist. Wichtig ist auch zu wissen, wer das vereinbarte Entgelt zum gegebenen Zeitpunkt zu begleichen hat.

  • Unterschrift(en) Anbieter

Der unterzeichnende Anbieter bestätigt, die angeführten Leistungen zu den angeführten Bedingungen liefern zu wollen.

4. Location um jeden Preis
In manchen Schulen ist es üblich, dass immer dieselben Locations gewählt werden (müssen). Ob es sich dabei um eine Vorgabe der Schulleitung handelt oder ob es „einfach Tradition ist“, können wir nicht beurteilen. Sollte diese Forderung aber von eurer Schule kommen, ob direkt oder indirekt, ist es durchaus erlaubt, diese zu hinterfragen. Wenn es so wichtig ist, in dieser (oft teureren) Location zu feiern, fragt die Schulleitung, ob sie euch auch unterstützen. Schließlich ist für euch eine, womöglich sogar doppelt so teure, Location wesentlich schwerer zu stemmen. Meist ist es für die Schulleitung einfach(er) über den Absolvent*innenverein oder wirtschaftliche Partner Sponsoren für euren Maturaball aufzutreiben. Wenn euch eure Schule nicht unterstützen will, ist es vollkommen legitim auch nach anderen Angeboten Ausschau zu halten.
5. Maturaballkonto
Euer Maturaball-Konto wird von der Bank als Quasi-Treuhandkonto geführt. Das heißt, auf dem Konto liegt Geld, das nicht dem Kassier allein, sondern euch allen gehört. Die Bank muss daher wissen, wer die wirtschaftlichen Eigentümer der verwalteten Gelder sind. Dafür benötigt die Bank eine Liste mit den Vor- und Zunamen, sowie den Geburtsdaten aller Maturantinnen und Maturanten.

Was ist noch bei der Eröffnung des Ballkontos zu beachten: Mindestens zwei Vertreter des Ball-Komitees können ein Maturaball-Konto eröffnen. Mitzubringen ist neben den persönlichen amtlichen Lichtbildausweisen, eine Schulbesuchsbestätigung und die oben schon erwähnte Schülerliste.

Behebungen und Überweisungen sind, auch zu euren eigenen Schutz, immer mit zwei Unterschriften zu autorisieren. Daher empfehlen wir euch drei zeichnungsberechtigte Personen (Kassier und -Stellvertreter und Kommitee-Leader:in bieten sich an) zu nominieren. Damit seid ihr in der Maturaball-Organisation auch immer finanziell handlungsfähig , wenn zum Beispiel einer der beiden Kassiere ausfällt.

Schließlich solltet ihr vor der Gewinnauszahlung eure Bank fragen, ob es möglich ist, diese anhand der Excel-Datei vor zu nehmen. Das erspart euch das Ausfüllen vieler Überweisungen und die Bank kann durch Einlesen der strukturierten Excel-Vorlage die Buchungen auslösen.

6. Billig ist nicht immer super
Es ist sicher gut und sinnvoll, von vielen potenziellen Anbietern Angebote einzuholen, zu vergleichen und auch nach Preisen zu entscheiden. Vorsicht ist allerdings geboten, wenn die Angebote nicht wirklich vergleichbar sind (hier hilft unsere Dienstleisterübersicht). Ein Strauß Rosen von einem unbekannten Anbieter hat keine so fatalen Auswirkungen, als fehlende Erfahrung der Choreo- oder Fotografen.

Wir kennen Fälle, wo die Fotografie zwar sehr günstig, aber dafür nur wenige Familien- und Polonaise-Fotos wirklich brauchbar waren. Wenn die Fotografen nicht gewohnt sind, bis zu 50 Paare in 3 Minuten abzulichten, spart ihr vielleicht am falschen Ende. Ähnliches ist bei Choreografien zu beobachten. Es macht einen Unterschied, ob z.B. 25 Paare auf engstem Raum eine Polonaise tanzen oder ob 10 Jugendliche eine Hip-Hop-Einlage performen.
Das soll nicht heißen, billig ist sofort schlecht, aber es soll anregen, nicht immer gleich dem ersten Angebot zuzustimmen.

7. Fragen kostet nichts
Traut euch frech zu sein, jede Frage ist erlaubt und mehr als ein „Nein“ kann nicht zurückkommen. Daher habt den Mut und hinterfragt, ob ein Rabatt von Seiten der Anbieter möglich ist. Im Gegenzug könnt ihr ja anbieten, Werbeflächen in der Matura-Ballzeitung oder der Präsentation zur Verfügung zu stellen. Oft ist es für Anbieter leichter, Rabatte zu geben als selbst als Sponsor einen Beitrag zu zahlen. Bei der Maturaball-Organisation ist es eine einfache Möglichkeit, euren Finanzstatus „im Vorbeigehen“ etwas aufzubessern.
8. Auftreiben von Sponsoren
Nicht alle Maturant*innen fühlen sich wohl dabei Sponsoren zu suchen und so „betteln“ zu gehen. Uns ist klar, dass das manchen sehr viel Überwindung kostet. Wenn sich Mitschüler*innen dabei unwohl fühlen, ist das zu respektieren. Anderen wiederum fällt es deutlich leichter, potenzielle Spender anzusprechen. Sie haben vielleicht sogar andere Möglichkeiten im Familien- und Bekanntenkreis nach Sponsoren für den Maturaball Ausschau zu halten.

Hier bietet sich auch eine tolle Möglichkeit aktiv zusammenzuarbeiten. Eher introvertierte Schüler*innen können z.B. nach potenziellen Sponsoringpartnern suchen, während eher Extrovertierte dann mit diesen Firmen Kontakt aufnehmen. Bei derartiger Arbeitsteilung gilt es natürlich aufzupassen, dass etwaige Punktesysteme, für die Tisch-Auswahl oder die Auszahlung, nicht durcheinanderkommen.

9. Optimale Mengen planen
Alle Stückzahlen richtig zu vorherzusagen grenzt an eine Meisterleistung, aber wir wollen euch helfen einige Anhaltspunkte zu schaffen.

Bei den Maturaball-Zeitungen kann man sich realistischerweise auf die eigene Familie und einige Lehrer beschränken. Dazu noch einige Ansichtsexemplare, um den Sponsoren nachzuweisen, dass ihr Inserat in eurer Ballzeitung gelandet ist. Rechnet mit 2 bis 3 Zeitungen pro Maturant*in, dann sind die Eltern, falls auch getrennt, Taufparte*in und Großeltern versorgt.

Für den Kauf der Rosen, solltet ihr euch nach der Anzahl der Mädchen in eurem Jahrgang richten. 10 Rosen pro Maturantin sollten ein guter Anhaltspunkt sein, euren Rosen-Bedarf zu decken. Wenn ihr glaubt, dass ihr mehr Rosen für die Wahl zur Ballkönigin braucht könnt ihr diesen Wert natürlich anpassen. Allerdings wollen wir euch darauf hinweisen, dass gerade bei Rosen darauf geachtet werden sollte, alle am Ballabend zu verkaufen.

Bei Tombolapreisen hingegen gilt ein anderes Motto. Zu viele Tombolapreise gibt es eigentlich nicht. Ein vernünftiger Los-Preis (2,50€ bietet sich an) ermöglicht durchaus viele Lose zu verkaufen. Ansonsten solltet ihr Bedenken, dass mehrere Gegenstände oft erst zusammen einen „vollwertigen“ Preis ergeben. Ihr wollt ja schließlich nicht die Erwartungen eurer Gäste enttäuschen.

Der Einkauf für den Getränkestand hängt ganz davon ab, ob ihr diese zumindest teilweise auf Kommission kaufen könnt. Also einfach gesagt, ob ihr ungeöffnete Packungen nach eurem Maturaball zurückgeben könnt, ohne diese bezahlen zu müssen. Dann ist es durchaus sinnvoll mit größeren Mengen zu rechnen, da das Risiko auf eurer Seite nahezu wegfällt. Ansonsten empfiehlt es sich von weniger Verkauf auszugehen um es auch sicher an eure Gäste zu verkaufen.

10. Tombola-Preise in einheitlichem Sackerl
In den letzten Jahren hat sich die Ausgabe der Tombola-Preise in zur Verfügung gestellten Sackerl bewährt. Gelegentlich sind Sponsoren bereit eine größere Anzahl ihrer Sackerl zur spendieren, wenn ihr nur deren Sackerl verwendet. Schließlich ist das ja auch eine Form der Werbung, die sogar bis in die Wohnzimmer nach Hause kommt.
11. Technische Ausstattung der Location
Damit eure Gäste immer einen guten Überblick über das Ballgeschehen haben, sollten Leinwände für die Videoübertragung nicht fehlen. Wenn eure Location viele Nebenräume hat, in denen auch Ballgäste sitzen, ist eine Bild- und Tonübertragung in diese natürlich optimal. Damit nicht alle „gezwungen“ sind, sich in den häufig überfüllten Hauptsaal zu zwängen. Eine Leinwand hinter der Bühne ist unserer Meinung nach für jeden Maturaball Pflicht. Das wird euch dabei helfen, dass all eure Gäste einen guten Blick auf eure Polonaise bzw. Mitternachtseinlage haben und verhindert, dass Besucher*innen aufstehen und so anderen die Sicht versperren.

Um die optimale technische Ausstattung für euren Maturaball zu finden, versetzt euch in die Rolle der Ballgäste. Je nach Plänen für Eröffnung und Mitternachtseinlage könnt ihr ja etwaige Leinwände oder andere technische Spielereien, auch sehr kurzfristig, dazubuchen.

12. Abendkasse und hinterlegte Karten
Es ist wichtig, dass möglichst viele Karten bereits im Vorfeld an eure Gäste verkauft Wenn Gäste kurzfristig ausfallen ist das ein Vorteil, und auch sicherer, weil das Geld schon am Konto ist. Es muss auch klar sein, ob am Eingang hinterlegte Karten bereits bezahlt oder an der Abendkasse zu bezahlen sind. Hier helfen gut beschriftete Kuverts bzw. zentrale Listen inkl. derartiger Hinweise. TIPP: Geld für noch nicht bezahlte Karte vorab einzusammeln, da dies erfahrungsgemäß nach dem Ball sehr schwierig ist. Schließlich wollt ihr ja nach eurem Maturaball möglichst schnell die finale Abrechnung hinter euch bringen. Wie immer gilt auch hier, klare Regelungen in der Maturaball-Organisation machen den Ablauf einfacher, da ungewollten Missverständnisse ausbleiben.
13. Ehrengäste in der richtigen Reihenfolge begrüßen
Spätestens beim Schreiben der Rede tritt die Frage auf, wer sollte wann begrüßt werden. Zu allererst sind eure Eltern, die Lehrer allgemein, im Besonderen die Klassenvorstände und die Direktorin / der Direktor zu begrüßen. (Dies ist auch eine gute Gelegenheit den Klassenvorständen und dem Direktor etwaige Blumensträuße oder Geschenke direkt an ihrem Tisch zu überreichen!)
Sind diese Gäste begrüßt, sieht das Protokoll folgende Reihenfolge (falls jemals einer von diesen euren Maturaball besuchen sollte 😉) vor:

  • Bundespräsident
  • Nationalratspräsident
  • Bundeskanzler
  • Mitglieder der Bundesregierung
  • Abgeordnete zum Nationalrat
  • Abgeordnete zum Bundesrat
  • Kirchliche Würdenträger auf dieser Ebene z. B. Kardinal

Danach kommen die Vertreter des Landes und der Gemeinde:

  • Landeshauptmann
  • Landtagspräsident
  • Mitglieder der Landesregierung
  • Abgeordnete zum Landtag
  • Kirchliche Würdenträger auf Landesebene z.B. Bischof, etc.
  • Bürgermeister
  • Stadträte
  • Gemeinderäte

Erst danach solltet ihr die Hauptsponsoren begrüßen und euch bei diesen bedanken.

14. Optimal Verkaufen
Es hat sich bewährt, zu Beginn euren Verkaufseinsatz zu erhöhen und Lose, Maturaball-Zeitungen, Rosen direkt an den Tischen anzubieten. Im Optimalfall starten zumindest je 2 Teams an den beiden Seiten des Veranstaltungsraumes, um möglichst viele Gäste anzusprechen. Das hat den Vorteil, dass sich die potenziellen Käufer keine Gedanken machen müssen, wo sie das Gekaufte ablegen sollen.

Hier noch ein paar Beispiele, wie meist die Eigendynamik den Verkauf fördert:
– Wenn der Opa für alle Damen am Tisch eine Rose kauft, dann macht das meist auch der Pate.
– Wenn die Eltern eine Maturaball-Zeitung kaufen, dann ist es auch für die weiteren Gäste interessant. Diese kämen aber wahrscheinlich nicht extra zu einem Verkaufsstand.

Es erspart viel Stress, wenn ihr schon gegen 23:00 Uhr alles verkauft habt und Stände schließen könnt. Dann habt ihr mehr Zeit, die ihr euren Gästen und/oder Vorbereitungen der Mitternachtseinlage widmen könnt.

Denkt daran in regelmäßigen Abständen auf die Kaufmöglichkeiten in eurer Beamer-Präsentation und auch in Musikpausen hinzuweisen. Nützt die Pausen auch für Special-Offerts wie z.B.: „Die letzten 100 Rosen gibt es um 30% ermäßigt.“ Denn es ist besser eure Produkte günstiger zu verkaufen, als gar keinen Ertrag zu machen.

15. Verkaufsstände gut platzieren
Eure Stände sollten immer gut sichtbar an den „Hauptverkehrsrouten“ sein. Z.B.: Weg vom Eingang zum Tisch, vom Tisch zur Bar oder zum WC. Gute Sichtbarkeit erhöht die Verkaufschancen stark, da so viel mehr Besucher*innen überhaupt erst auf den Stand aufmerksam werden. Im Optimalfall gelingt es auch, derartige Tische schon beim Einlass sichtbar zu machen. Achtung beim Spalierstehen ;-). Eure Tombolapreise sind im Ausgangs-Bereich gut platziert, da sich viele Gäste diese erst beim Weg zur Garderobe abholen.
16. Trinkgelder
Unsere Erfahrung ist, dass gut durchdachte Preise, dazu führen, dass die Gäste auch gerne auf den nächsten 5er aufrunden. Klärt daher im Vorfeld unbedingt ab, ob derartige Trinkgelder/Spenden dem Ballbudget (unser Favorit) oder den Verkäufern zustehen. Vorab ausgesprochen und klar kommuniziert, erspart unnötige Streitereien im weiteren Verlauf.
17. Aufgepasst auf's Geld
Für alle Maturant*innen sind die Polonaise und auch die Mitternachts-Einlage die absoluten Highlights. In diese wurde viel Zeit und Energie, investiert und ziehen natürlich viel Aufmerksamkeit auf sich. Hierbei sollte aber nicht auf das Geld an den Verkaufsständen vergessen werden. Also ist es ein muss, vertrauenswürdige Personen zu organisieren, die in dieser Zeit ein Auge auf eure Stände haben. Ansonsten wechseln einige hundert Euro sehr schnell den Besitzer. Vor Eröffnung und Mitternachtseinlage empfiehlt es sich sonst auch, in den Kassen nur mehr das nötigste Wechselgeld zu lassen.

Um andere Geldverluste zu vermeiden, hat es sich bewährt, klare Regeln aufzustellen, wer, wann, das Geld von den Ständen einsammelt. Des Weiteren ist es (vor allem für den Kassier) wichtig, das Geld überschlagsmäßig zu zählen und sicher zu lagern. Hier hilft es ungemein Elternteile (z.B. 1 pro Klasse) zur Unterstützung zu holen. Dies spart euch etwaige Diskussionen bzw. Anschuldigungen im Nachhinein, dass sich der Kassier heimlich, ein kleines Trinkgeld gegönnt hat.

18. Punktesysteme

Viele Komitees klagen bei der Maturaball-Organisation über zum Teil mangelnde Einsatzbereitschaft der Mitschülerinnen und Mitschüler. Viele versuchen diese durch ein mehr oder weniger ausgeklügeltes Punktesystem zu motivieren. Die Hoffnung besteht dabei meist darin, dass alle Gastgeber*innen durch die „vorgehängte Karotte“ angespornt werden können. Ein größerer Gewinnanteil oder die bessere Reihung bei Tischauswahl, soll dazu beitragen sich (noch) aktiver ins Zeug zu legen

Wie auch immer ihr euch entscheidet, wesentlich erscheint uns, dass ein derartiges System bei der Maturaball-Organisation folgende Kriterien erfüllt:

Klarheit, warum das Punktesystem vereinbart wurde.

Klarheit, über die Auswirkungen, wenn eine vom Ball-Komitee vorgegebene Tätigkeit erledigt oder auch nicht im gewünschten Maße gemacht wird.

Bewertet werden Ergebnisse und nicht der eingesetzte Aufwand.
Warum sollte z.B. ein Mitschüler weniger bekommen, wenn er die gewünschte Tätigkeit schneller erledigt hat? (Stichworte: besondere Fähigkeiten, Delegation, gut vernetzte Familienmitglieder, o.ä.m.),

Klarheit über die gewünschte Ausprägung der Aufgabenerfüllung:
Stellt euch stets die Frage: Was wollen wir bezwecken? Ist euer Ziel, möglichst viele Sachspenden oder Kuchen zu bekommen, um viele Verkaufserträge zu generieren, dann ist das zu belohnen. Es macht einen Unterschied, ob es Punkte für’s Bringen, für die Anzahl der Sorten oder die verkaufbaren Kucheneinheiten gibt.

Verhältnismäßigkeit der einzelnen erreichbaren Punkte zueinander.
Zum Beispiel kann es bei guter Vernetzung sehr einfach sein, hohe Spendengelder aufzutreiben und viele Karten zu verkaufen. Ermöglicht auch euren introvertierten Mitschüler*innen, durch die Erfüllung anderen, für sie vielleicht leichtere Aufgaben, eine ähnliche Punkteanzahl zu erreichen. Ein toll dekorierter Ball trägt z.B. meist mehr zur Stimmung bei, als zusätzliche 500 Euro. Vor allem, wenn diese in weiterer Folge durch 100 Mitschülerinnen und Mitschüler anhand ihrer erreichten Punkte geteilt werden.

Punkte müssen sich auszahlen.
D.h. wenn die Mitarbeit am Ball-Tag nur geringe Punkte bringt, kann es interessanter sein, den Ball nur zu genießen.

Weniger ist Mehr:
Wir empfehlen, lieber weniger dafür knackige Aufgaben mit Punkten zu versehen. Fragt euch: wo hilft euch die Unterstützung am meisten? Wenn es z.B. euer Ziel ist, möglichst alle Karten oder viele Lose zu verkaufen, dann empfehlen wir Bonuspunkte zu vergeben. Wir kennen derart komplexe Systeme, wo die Administration der Punkte, viele, viele Stunden in Anspruch genommen hat. Das Ball-Komitee, hat dennoch kaum Unterstützung bei der Maturaball-Organisation erhalten.

Wer entscheidet, ob die Aufgabe erfüllt wurde.
Conclusio: Beim Punktesystem soll sofort erkennbar sein, wie viele Punkte WARUM, WIE, für WAS erzielbar sind und einfach administrierbar sein. Hier findet ihr unsere Vorlage für ein Punktesystem.

19. Sommerball oder -fest versus Maturaball im Winter

Die Covid-Pandemie hat leider einige Ball-Saisonen unmöglich gemacht. Es sind viele Ideen entstanden, wie doch noch gefeiert und Gelder für die Maturareise aufgetrieben werden könnten. Eine davon sind Veranstaltungen im Sommer, die auch durchaus ihren Reiz haben, aber Vorsicht, hierbei gelten zum Teil andere Regeln. Zur Veranschaulichung ein paar Beispiele:

  • Eine Polonaise im Freien performt, hat seinen Reiz, aber die untergehende Sonne kann die gewünschten Fotos sehr in Mitleidenschaft ziehen.
  • Die Band im Freien ist toll, doch manchmal ist Musik ab 22:00 Uhr im Freien nicht mehr erlaubt. Hier hilft es, die Band im Saal zu platzieren und mittels Leinwand und Boxen ins Freie zu übertragen. Ab 22:00 Uhr kann normal wieder im Saal weitergetanzt werden. Diese Maßnahme verdoppelt auch die Tanzfläche 😉.
  • Die warmen Temperaturen im Sommer verleiten die Gäste auch, den Ball-Abend im Freien zu verbringen, was nur zu verständlich ist. Dennoch sollte die Band und/oder der DJ nicht in seinem Separee vereinsamen.
  • Ein Ball am Sonntag, der schon am frühen Nachmittag beginnt, braucht es keine Disco bis 4:00 Uhr früh. Die meisten Besucher müssen am nächsten Tag arbeiten und je nach Heimweg verliert die Veranstaltung ab 21:00 Uhr kontinuierlich Besucher.
  • Auch bei den Kleidungsvorschriften sollte Rücksicht genommen werden. Vor allem, wenn die Veranstaltung schon um 14:00 Uhr beginnt.
20. Gutes Benehmen am glatten Parkett

Wer könnte die Fragen bezüglich gutem Benehmen besser beantworten, als Österreichs Benimm-Papst Thomas Schäfer-Elmayer. Er hat sich spontan bereit erklärt, diesen Beitrag für uns zu übernehmen, also lassen wir gleich ihn zu Wort kommen:

21. Wichtige Behörden

Bei der Maturaball-Organisation bitte auch nicht auf die wesentlichen Beehörden, wie z.B. folgende vergessen:

Musikschutz: AKM

Brandschutz: Freiwillige Feuerwehr der Stadt Graz

Sanitätsdienste: Rettungsdienst

Veranstaltungsamt

22. Tipps für nachhaltig rauschende Bälle

Die Idee, die Maturaball-Organisation und auch den Maturaball nachhaltig zu gestalten wird salonfähig.  Ein Leitfaden der 8a des BG/BRG Leibnitz hilft in Zukunft auch anderen Maturaball-Organisationen, ihre Bälle grüner zu machen. Für nähere Details folgt dem Link

23. Jugendschutzgesetz - Ausgehzeiten

In Österreich ist der Jugendschutz nicht bundeseinheitlich geregelt, sondern Angelegenheit der Bundesländer. Es kann daher zu unterschiedlichen Regelungen in den einzelnen Bundesländern kommen. Es gelten die Bestimmungen desjenigen Bundeslandes, in dem sich das Kind bzw. die Jugendliche/der Jugendliche gerade aufhält. Wie die Regelung für dein Bundesland aussieht, findest du hier

24. Muss uns die Schule für die Organisation freistellen?

Laut Auskunft der Bildungsdirektion Steiermark vom 18. September 2024 gilt folgendes:
„Für einen „Maturaball“ gibt es keine eigene schulrechtliche Grundlage. Es handelt sich dabei um eine rein private Veranstaltung. Ein Maturaball hat daher mit der Schule nichts zu tun und es handelt sich weder um eine Schulveranstaltung noch um eine schulbezogene Veranstaltung. Demnach gibt es auch keine Rechtsvorschriften für die Unterstützung des Ball-Komitees.

Die Erlaubnis zum Fernbleiben vom Unterricht kann bei Schüler:innen, die nicht mehr schulpflichtig sind, auf Ansuchen der Schülerin / des Schülers für einzelne Stunden bis zu einem Tag der Klassenvorstand, darüber hinaus der Schulleiter (der Abteilungsvorstand) nur aus wichtigen Gründen erteilen (siehe § 45 Abs. 4 SchUG). Ob ein wichtiger Grund vorliegt, hat jedoch zuständigkeitshalber (abhängig vom zeitlichen Ausmaß) der Klassenvorstand bzw. der Schulleiter (der Abteilungsvorstand) im konkreten Einzelfall zu entscheiden.“

D.h. ihr habt keinen Rechtsanspruch euch unsere Streams während der Unterrichtszeit anzusehen und/oder eine Maturaball-Messe zu besuchen und/oder auch nur ein Komitee – Sitzung abzuhalten. Unsere Erfahrung sagt allerdings, dass dies in den meisten Fällen sehr gut einvernehmlich geschieht, solange es sich in vertretbaren Maßen befindet und der Lernerfolg des / der Einzelnen nicht beeinträchtigt wird.